Die Referenzauskünfte sind für viele Unternehmen immer noch ein gängiges Instrument im Rekrutierungsprozess. Die Auskünfte haben Vordergründig zum Ziel, mehr über die Qualifikationen und die Arbeitsweise von potenziellen Mitarbeitenden zu erfahren um damit die Eignung besser abschätzen zu können. Hintergründig könnten Referenzauskünfte auch zur Vorbeugung von Vorwürfen bei späteren Problemen und Absicherung gegen die Kritik dienen. Beide Ansätze sind problematisch.
Der Umgang mit persönlichen Daten ist mit Datenschutzgesetzen geregelt. Dies betrifft auch die Referenzauskunft. Arbeitgebende müssen die Zustimmung von Kandidierenden zur Einholung von Referenzauskünften haben. Zudem ist es für referenzgebende Personen nich zulässig, ohne die ausdrückliche Erlaubnis, persönliche Informationen an Dritte weiterzugeben. Der Gesetzgeber will damit den Schutz der Privatsphäre gewähren und Persönlichkeitsrechte sicherstellen. Sensible Informationen dürfen ohne Einwilligung nicht offengelegt werden. Unter diesen Bedingungen sinkt die Wahrscheinlichkeit, schwerwiegende Informationen und Gründe für eine Nichteinsetllung zu erhalten.
Bei der Referenzauskunft muss mit einer potenzielle Befangenheit von Referenzgebenden gerechnet werden. Referenzen werden oft bei Personen eingeholt, die dem Kandidierenden wohlgesinnt sind, wie ehemaligen Vorgesetzten oder Kollegen. Dies kann zu einer Verzerrung der Informationen führen, da Referenzgebende tendenziell dazu neigen, positive Aussagen über den Bewerber zu machen. Die Befangenheit kann aber auch in Form von Vorurteilen und unbewusster Voreingenommenheit auftreten, die auf persönlichen Beziehungen oder anderen Faktoren basieren. Dies stellt die Objektivität der Referenzauskunft in Frage.
Der zeitliche Aufwand für das Einholen und das Bewerten der Auskünfte ist hoch. Die Kontaktaufnahme mit Referenzgebenden, Termine vereinbaren, die Vorbereitung und Gespräche, die Dokumentation und Folgeaktivitäten wie z.B. Rücksprachen, erfordern viel Arbeitszeit von Rekrutierungsverantwortlichen. Ob dieser Zeitaufwand gerechtfertigt ist, kann aufgrund den erwähnten Umständen bezweifelt werden. Der Nutzen liegt wohl vor allem bei der hindergründigen Absicherung.
Referenzen haben Schwächen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz, potenzieller Befangenheit und eingeschränkter Aussagekraft. Wenn im Auswahlprozess die Wertehaltungen und Handlungsfähigkeiten (Soft Skills) bereits erfasst sind, bieten Referenzen keinen Mehrwert. Hier einige Gründe und Situationen, bei denen Referenzauskünfte fragwürdig sind:
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