§1
Was die drei Begriffe bedeuten
Die Aufgaben beschreiben, was eine Stelle dauerhaft zu erledigen hat, etwa Offerten erstellen, Kunden betreuen oder ein Team führen.
Die Kompetenzen sind die Befugnisse, die dazugehören: entscheiden, anordnen, unterschreiben, Geld ausgeben, jeweils bis zu einer bestimmten Grenze. Im AKV-Prinzip hat das Wort nichts mit Können zu tun. Wer die Kompetenz für Rabatte bis 8 Prozent hat, darf sie geben, unabhängig davon, wie gut die Person verhandelt.
Die Verantwortung bedeutet, für die Erfüllung der Aufgabe einzustehen und Rechenschaft abzulegen, im Guten wie im Schlechten. Tragen lässt sie sich nur so weit, wie die Kompetenzen reichen.
§2
Wenn die drei nicht zusammenpassen
Ein Bruch ist Verantwortung ohne Kompetenz, wie im Beispiel oben. Eine Stelle soll für ein Ergebnis geradestehen, darf aber die Entscheide nicht treffen, die es bestimmen. Die Folge ist Rückdelegation: Die Stelle fragt bei jedem Entscheid nach oben, weil sie ihn nicht allein tragen will, und oben staut sich, was unten erledigt sein könnte.
Der umgekehrte Bruch ist Kompetenz ohne Verantwortung. Ein Aussendienst, der Rabatte frei geben darf, aber nur am Umsatz gemessen wird, trägt die Folgen für die Marge nicht. Er entscheidet aus seiner Sicht vernünftig und aus Sicht der Firma teuer.
Und schliesslich gibt es Aufgaben ohne Kompetenz: Der Innendienst soll Reklamationen erledigen, darf aber keine Gutschrift ausstellen. Jede Reklamation wird so zu einer Rückfrage, und der Kunde wartet.
§3
Wie das AKV-Prinzip im Vertrieb aussehen kann
Die Tabelle zeigt, wie Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung im Vertrieb eines KMU zusammenpassen können. Die Grenzen sind ein Beispiel.
| Stelle | Aufgabe | Kompetenz | Verantwortung |
|---|---|---|---|
| Aussendienst | Kunden betreuen und Aufträge gewinnen | Rabatte bis 3 Prozent, Muster und Testlieferungen | Umsatz und Deckungsbeitrag im eigenen Gebiet |
| Innendienst | Offerten und Aufträge abwickeln, Reklamationen erledigen | Standardrabatte, Gutschriften bis CHF 500, Kurierlieferungen bis CHF 300 | Durchlaufzeit von Offerten und Aufträgen |
| Verkaufsleitung | das Team führen, Preise und Pipeline steuern | Rabatte bis 8 Prozent, Kundenzuteilung, Auswahl neuer Leute | Umsatz und Marge des Teams |
Wer die Tabelle für die eigene Firma ausfüllt, merkt schnell, wo ein Feld leer bleibt oder wo die Kompetenz in Wirklichkeit bei jemand anderem liegt. Ein verbreitetes Werkzeug dafür ist das Funktionendiagramm: eine Tabelle mit den Aufgaben in den Zeilen, den Stellen in den Spalten und in jedem Feld der Angabe, ob die Stelle entscheidet, mitwirkt, ausführt oder informiert wird.
§4
Was das AKV-Prinzip offen lässt
Das AKV-Prinzip ordnet eine Stelle. Es sagt, was sie tun muss, was sie darf und wofür sie geradesteht. Wie sie in einer bestimmten Situation handeln soll, sagt es nicht. Zwei Personen mit derselben Kompetenz können dieselbe Rabattanfrage ganz verschieden behandeln: Die eine entscheidet am selben Tag, die andere wartet, bis der Kunde nachfragt.
Auch die Übergaben zwischen den Stellen bleiben offen. Das Prinzip ordnet jede Stelle für sich, und die Reibung entsteht zwischen ihnen. Hier setzt ein Bezugspunkt an: Er beschreibt eine Situation mit den Bedingungen, zu denen auch die Kompetenzen gehören, dem erwarteten Handeln und der Wirkung. Wie eine Rollenbeschreibung auf dieser Grundlage aussieht, zeigt die Seite Rollenbeschreibung im Vertrieb.
§5
Wie Sie das AKV-Prinzip im Alltag prüfen
Ob eine Stelle dem Prinzip entspricht, lässt sich mit einfachen Fragen prüfen. Kann die Person ihre gewöhnlichen Aufgaben erfüllen, ohne nachzufragen? Sind ihre Kompetenzen auch in den Systemen hinterlegt, etwa in den Freigabestufen des CRM oder in der Unterschriftenregelung? Und wird sie an Ergebnissen gemessen, die sie mit ihren Kompetenzen beeinflussen kann?
Wie es im Alltag tatsächlich aussieht, zeigt der Vergleich mit der Wahrnehmung. Erlebt das Team die Verkaufsleitung so, dass sie nie selbst entscheidet, obwohl sie die Kompetenz hat, lohnt sich der Blick darauf, ob die Kompetenz im Alltag wirklich bei ihr liegt. Fehlt sie dort, heisst der Entscheid Rolle anpassen. Mehr dazu unter Die drei Handlungsoptionen.
Fragen
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen AKV-Prinzip und Kongruenzprinzip?
Es gibt keinen. Kongruenzprinzip ist der Begriff aus der Organisationslehre, AKV die Abkürzung, die sich in der Praxis eingebürgert hat. Beide meinen, dass Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung einer Stelle übereinstimmen müssen.
Gehört das AKV-Prinzip in die Stellenbeschreibung?
Ja, eine Stellenbeschreibung lässt sich gut danach gliedern. Wichtig ist, dass die Kompetenzen dort konkret stehen, mit Grenzen in Franken oder Prozent, und nicht bloss als allgemeine Formulierung wie «entscheidet über Konditionen».
Was ist ein Funktionendiagramm?
Eine Tabelle, die für eine Reihe von Aufgaben zeigt, welche Stelle was beiträgt: wer entscheidet, wer ausführt, wer mitwirkt und wer informiert wird. Sie macht sichtbar, ob für jede Aufgabe genau eine Stelle entscheidet.
Passt das AKV-Prinzip zu agilen Teams?
Ja. Auch in einem agilen Team muss in jedem Moment klar sein, wer entscheidet. Die Rollen können wechseln, etwa von Projekt zu Projekt, aber für die Dauer einer Aufgabe gilt dasselbe Prinzip: Wer entscheidet, trägt die Verantwortung, und wer verantwortlich ist, braucht die Befugnis dazu.
Wo passen bei Ihnen Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung nicht zusammen?
Anlagen