Geisterphase, kurz erklärt
Die Geisterphase ist die Zeit zwischen dem Antritt einer Person in einer neuen Rolle und dem Zeitpunkt, an dem sich zeigt, ob sie die erwartete Wirkung erzielt, typischerweise mehrere Monate, in denen Entscheidungen eher auf Eindrücken als auf Daten beruhen.
Der Begriff beschreibt eine Lücke, keinen Fehler. Die neue Person ist präsent, arbeitet, nimmt an Meetings teil. Was in dieser Zeit fehlt, ist ein Massstab, an dem sich ablesen liesse, ob das, was sichtbar passiert, der erwarteten Wirkung der Rolle bereits entspricht.
Diese Seite ordnet den Begriff kurz ein. Eine ausführliche Einordnung mit Beispielen aus der Praxis finden Sie im Artikel Die Geisterphase im Hiring.
Woran sich eine Geisterphase erkennen lässt
Eine Geisterphase liegt vor, wenn drei Bedingungen gleichzeitig zutreffen: Die Rolle ist besetzt, die Person ist im Alltag sichtbar aktiv, und trotzdem lässt sich nicht belegen, ob die erwartete Wirkung der Rolle bereits eintritt. Das Fehlen von Belegen ist dabei die eigentliche Definition, nicht das Fehlen von Aktivität.
Verwechslungsgefahr besteht vor allem mit einer schlicht langsamen, aber normal verlaufenden Einarbeitung. Von aussen sehen beide Fälle ähnlich aus: viele Termine, erste Projekte, noch keine grossen Resultate. Der Unterschied liegt nicht in der Beobachtung, sondern im fehlenden Massstab, an dem sich beide Fälle unterscheiden liessen.
Typische Dauer
Belastbare Rückmeldung zur Wirkung einer neu besetzten Schlüsselrolle liegt in vielen Unternehmen erst nach mehreren Monaten vor. Wie lange genau, hängt von der Komplexität der Rolle ab und davon, wie früh Erwartungen konkret formuliert wurden. Ohne festgelegte Bezugspunkte zieht sich diese Zeit erfahrungsgemäss über mehrere Quartale, bevor überhaupt eine fundierte Entscheidung über Weiterentwicklung oder Trennung möglich ist.
Mit klar formulierten Bezugspunkten für die kritischen Situationen einer Rolle lässt sich dieselbe Einschätzung deutlich früher treffen, weil schon die ersten Wochen auswertbare Beobachtungen liefern statt nur allgemeine Eindrücke.
Abgrenzung zu Onboarding und Probezeit
Onboarding ist ein Prozess: ein Ablaufplan für die ersten Tage und Wochen, mit Zugängen, Vorstellungsterminen und ersten Aufgaben. Er organisiert den Start, sagt aber nichts darüber aus, woran sich später Wirkung erkennen lässt. Eine Geisterphase kann trotz vorbildlichem Onboarding entstehen, weil beides unabhängig voneinander ist.
Die Probezeit ist ein rechtlicher Rahmen mit einem festen Enddatum, innerhalb dessen ein Arbeitsverhältnis mit verkürzter Frist beendet werden kann. Eine Geisterphase hat kein festes Enddatum. Sie endet, sobald erstmals belastbar sichtbar wird, ob die Rolle wirkt, unabhängig davon, ob die Probezeit zu diesem Zeitpunkt bereits abgelaufen ist. In der Praxis läuft die Probezeit häufig ab, während die Geisterphase noch andauert, was Entscheidungen zusätzlich erschwert.
Warum in dieser Zeit Eindrücke statt Daten entscheiden
Ohne festgelegte Bezugspunkte gibt es für eine Führungskraft nichts, wogegen sie das beobachtete Verhalten der neuen Person prüfen könnte. Was bleibt, ist ein diffuser Gesamteindruck: sympathisch oder nicht, engagiert wirkend oder nicht, passend ins Team oder nicht. Diese Eindrücke sind nicht falsch, aber sie sind nicht überprüfbar und lassen sich zwischen zwei Beobachtenden kaum vergleichen.
Die Geisterphase ist damit weniger ein Problem der Person als ein Problem fehlender Vorarbeit. Ohne definiertes erwartetes Handeln für die entscheidenden Situationen einer Rolle bleibt jede Einschätzung in dieser Zeit zwangsläufig subjektiv.
Signale, an denen sich eine Geisterphase im Alltag zeigt
Einige wiederkehrende Signale deuten auf eine laufende Geisterphase hin. Rückmeldungen zur neuen Person bleiben vage und wechseln von Woche zu Woche. Kolleginnen und Kollegen berichten unterschiedliche Eindrücke von derselben Situation. Die zuständige Führungskraft kann auf Nachfrage kein konkretes Beispiel für erwartetes oder abweichendes Handeln nennen, nur einen allgemeinen Gesamteindruck.
Keines dieser Signale beweist für sich allein etwas. In Kombination und über mehrere Wochen hinweg zeigen sie aber recht zuverlässig, dass der Rolle bislang der Massstab fehlt, an dem sich Beobachtung überhaupt festmachen liesse.
Wie sich die Geisterphase verkürzen lässt
Der Hebel liegt vor dem Antritt, nicht danach: Bezugspunkte für die kritischen Situationen einer Rolle werden festgelegt, bevor die Person startet. Steht vorher fest, wie die Rolle in drei bis fünf konkreten Alltagssituationen handeln soll, dann ist die erste dieser Situationen meist nach wenigen Wochen eingetreten. Ab diesem Moment gibt es etwas zu vergleichen, und die Geisterphase ist beendet.
Praktisch heisst das: Statt auf Resultate zu warten, die erst nach Quartalen messbar werden, prüfen Sie beobachtetes Handeln gegen erwartetes. Der Vergleich läuft auf genau drei mögliche Antworten hinaus. Entweder stimmen erwartetes und beobachtetes Handeln überein, dann besteht kein Handlungsbedarf. Oder die Lücken liegen auf Handlungsfähigkeiten, dann ist die Person entwickelbar. Oder sie liegen auf Werten, dann gehört die Rolle angepasst, weil Werte ein Kompass sind und kein Werkzeugkasten.
Ein festes Format dafür ist ein strukturiertes Review in den ersten 90 Tagen, beschrieben im Artikel Ein Review-System für die ersten 90 Tage. Wie die Bezugspunkte davor entstehen, zeigt der Artikel Bezugspunkte definieren. Eine ausführliche Einordnung des Phänomens mit Beispielen aus der Praxis finden Sie im Artikel Die Geisterphase im Hiring.
Häufige Fragen
Betrifft die Geisterphase nur Führungsrollen? +
Am deutlichsten zeigt sie sich bei Rollen mit hoher Eigenverantwortung und wenig direkter Kontrolle, dazu zählen viele Führungsrollen. Grundsätzlich kann sie bei jeder Rolle auftreten, bei der die erwartete Wirkung vorher nicht konkret formuliert wurde.
Ist eine Geisterphase ein Zeichen für eine Fehlbesetzung? +
Nicht zwingend. Sie zeigt zunächst nur, dass belastbare Daten fehlen. Ob eine Fehlbesetzung vorliegt, eine Lücke bei Handlungsfähigkeiten besteht oder alles im Rahmen der Erwartung läuft, lässt sich erst mit einem Vergleich zwischen erwartetem und beobachtetem Handeln beantworten.
Endet die Geisterphase automatisch mit der Probezeit? +
Nein. Die Probezeit ist ein rechtliches Datum, die Geisterphase ein inhaltlicher Zustand. Beide können, müssen aber nicht zusammenfallen. Häufig ist die Probezeit vorbei, bevor überhaupt belastbar sichtbar ist, ob die Rolle wirkt.
Was ist das Gegenteil einer Geisterphase? +
Ein Zustand, in dem Bezugspunkte für die kritischen Situationen einer Rolle bereits vor Antritt feststehen. Dann lässt sich schon in den ersten Wochen beobachten und einordnen, statt erst nach Monaten auf Resultate zu warten.